”嗨,简!很抱歉回复晚了。这是你要的票。谢谢,恩典。”没有什么比收到一封未回复的紧急邮件或高优先级邮件更让人恼火的了。缺少回复邮件的时间同样重要写一封听起来很专业的电子邮件．
当我们被成堆的工作淹没时，努力管理时间是很自然的。也许你花了比平时更长的时间来考虑回复，或者在拥挤的收件箱里错过了这封邮件。但在某些时候承认自己的迟到是很重要的，尤其是当你直接与客户或外部供应商合作时。
这并不意味着你要为5分钟前才收到的邮件道歉。这里有几个问题可以帮助你决定是否需要为延迟回复写一封道歉邮件:
- 迟了几天回复，你就该道歉吗?是的
- 迟到几周就该道歉吗?当然,是的!
- 回复时间紧迫的邮件是否值得道歉?是的!
在每种情况下，了解你的收件人对于决定如何为迟回复邮件道歉至关重要。您希望避免发送任何可能被认为是强制或自动生成的响应。现在,什么?
在我们看模板库之前，让我们学习如何起草一份文档。抱歉回复晚了。”电子邮件。
当你想为自己的拖延提供一个理由时，据说“少即是多”。
技巧一:少即是多
当你想为自己的拖延提供一个理由时，据说“少即是多”。你的客户会喜欢直截了当的回答。在你回复的信息前先简短地道歉，承认你的延误。如果你被要求提供解释，你可以加上下一点。
建议2:承担责任
有些迟到的回复可能会要求你更彻底地解释你的延迟。如果你与收件人有密切的职业关系，向他们解释你的延误以及导致延误的情有可原的情况——家庭悲剧、健康问题或与covid - 19相关的问题——可以让他们放心。
尽管如此，任何道歉都应该为延迟回答负责。在任何时候都要保持专业和有意义的语气，向收件人解释发生的事情，而不是一个借口。
尽管人们喜欢延迟反应的解释，但还是有一些因素需要考虑。
- 避免沉溺于TMI(太多信息)或提出进一步的问题。
- 记得从最初的邮件中跟进行动项目。
- 为你的行为承担责任(不要辩解)，但如果有任何独特的或不可预见的情况，一定要描述一下情况。
但是，如何为迟到的回复写一封道歉邮件呢?
抱歉回复晚了[邮件示例]
下面是5个“很抱歉回复晚了”的短语，你可以在以后的通信中使用。
- 很抱歉这么晚才回复。
- 我很抱歉这么晚才给你回复。
- 我很抱歉这么晚才回复你。
- 很抱歉没能早点给你回电话。
- 很抱歉让你等了这么久。
你可以用这些变化之一来写一封迟回复的道歉邮件。下面是一些常见的情况，可以指导你写一封“很抱歉回复晚了”的电子邮件。
选项1:[原因]这就是为什么我这么晚才回复你的邮件。
你不是混蛋，你只是太忙了。如果你想更礼貌一点，你可以用这个道歉延迟。
例子:
嗨,杰克,
我真的很感谢你上个月的夸奖。是的，在领英(LinkedIn)上得到沃伦•巴菲特(Warren Buffett)的推荐让我们的团队激动不已。从那以后，这里的事情就忙得不可开交，所以我才这么晚才回复你的邮件。(对不起!)
再次感谢你，我期待着今后我们之间成功的工作关系。
最好的
格蕾丝
选择2:你的沟通在混乱中丢失了。
当收件人的邮件被混杂在大量的邮件中，你终于在系统中找到了它。这种格式不仅处理如何回复迟到的回复，还处理如何提及电子邮件附件。也可以参考10种新写法“请查收附件”．
例子:
嗨,吉尔,
很抱歉回复晚了。我们在查找您要求的补救定价文件时，您的沟通在混乱中丢失了。我现在附上的两个文件都是pdf。谢谢你的耐心等待。
如果您需要任何进一步的信息，请随时与我联系。
最好的
格蕾丝
选择3:我后悔没能早点回复你。
当你意识到邮件还停留在草稿中，你该如何为晚回复道歉?这是为迟回复而道歉的最佳方式。
例子:
嗨,黛西,
今天早上当我查看我的电子邮件时，我意识到电子邮件从来没有留下我的草稿。我真后悔没能早点回复你的邮件。
这是客人名单。如果你愿意，我很乐意做些改变，挤进更多人。
如果你需要其他帮助，请告诉我。
干杯
格蕾丝
选项四:抱歉，没有无线电信号。
你很想迅速回复邮件，但时间却从你手中溜走了。这很简单，只要收信人理解情况。
例子:
你好有钱,
对不起，无线电沉默了;这里最近很忙。如果你这周有时间，我很乐意和你打个电话，看看你即将出版的书。
我期待很快收到你的消息!
最好的
格蕾丝
选择5:很抱歉这比预期的时间长。
你如何解释你需要更多的时间来写一个深思熟虑的回复?下面是为迟回复邮件写一封道歉邮件的方法。
例子:
你好,
很抱歉花了这么长时间。我想花点时间考虑一下你的建议。
事情似乎进展顺利，一旦我们收到法律团队的批准，我应该在下周把合同发给你们。
如果您需要进一步的信息，请随时与我联系。
最好的
格蕾丝
选项6:我为回复慢而道歉。
也许你想对晚回复说声抱歉，因为你正在处理一个不可避免的项目，或者几天不在办公室。
例子:
你好亚当,
我真诚地为慢速的回复道歉;我本想尽快联系你，但我现在正在出差，11月24日才会回到办公室。
谢谢你的耐心等待。我会马上处理你的要求，并在本周末之前给你发最新消息。
最好的
格蕾丝
选项7:很抱歉延迟响应。
也许是你在如何传达坏消息方面的拖延导致了你在这里。
例子:
你好,爱丽丝,
抱歉回复晚了。我本想早点回复的，但恐怕我必须告诉你一个坏消息。我们决定不推进X项目。
不过，如果在不久的将来有任何变化，我无疑会把你记在心里，因为我对看到这个想法变成现实抱有很高的希望。衷心感谢您的耐心等待，希望能再次遇到您。
最好的
格蕾丝
选项8:非常感谢你几周前与我联系。
不是每一封错过的邮件都值得道歉。在这种情况下，你忙于更紧急的事情而无暇回应。
例子:
嗨,玛丽,
谢谢你几周前与我联系。我周三和周五晚上有空如果你还想边喝啤酒边聊天的话。
我迫不及待地想了解更多关于你最新的冒险。
最好的
格蕾丝
选项9:我可能需要一段时间才能回复。
据说诚实能让你走很长一段路，所以你提前对晚回复说抱歉。
例子:
嗨,马特,
只是想让你知道我收到了你的邮件。很抱歉，我可能需要一些时间才能[完全回复/提供您的要求]。请耐心等待，我会尽快回复的。
最好的
格蕾丝
选择10:很抱歉让我这么久才回复。
如果你生病了，不能尽快回复，试试这个“很抱歉晚回复”模板。
例子:
嗨,吉尔,
很抱歉这么久才给你回复。
我因为生病耽误了一周的工作，所以没有机会马上回复你之前的邮件。你还要求我完成你给我的任务吗?如果是这样的话，我将无法在特定日期前完成它，因为我还在跟进我错过的工作。如果可以的话，告诉我这样行不行。
最好的
格蕾丝
上面每个帮助你为延迟响应说“对不起”的模板也包含一个唯一的结束。但是有更新鲜的电子邮件结尾方式这也会让你的收件人想要及时回复你的信息。
如何避免迟到的道歉邮件
你可以用一些小技巧让别人知道你很忙，短期内无法回复。使用这些技巧比为迟回复而写一封道歉邮件更有效。
- 设置自动回复(不在办公室)
为了让人们知道你不在，在做一个项目，或者几天内不会频繁查看电子邮件，给每个人或只选择一组联系人发送消息。这将告诉他们，不会指望他们立即作出反应。
- 电子邮件应该分类整理，以免丢失。
根据发件人创建电子邮件文件夹，这样你就可以查看来自雇主或最重要的客户/供应商的紧急邮件。
- 标记未读邮件，以便记得回复。
利用这种区别，让你需要回复的邮件从收件箱中的“噪音”中脱颖而出，如果它能帮助你在太多时间过去之前返回邮件。
- 每天给自己一些时间来回答问题
如果你有纪律，每天留出一段特定的时间来查看电子邮件，回复紧急或重要的邮件。
