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如何写一封完美的“不在办公室”的邮件

外出信息可能是企业主或员工在休假或休假时对自己的角色感到自信和放松的唯一方式。

无论你是员工还是老板,当你在度假时,人们给你发邮件或短信时,最先看到的是你不在办公室的信息。如果措辞不明确、不专业或不友好,那么你很可能是在传递消极的氛围,这会让人们觉得他们需要从与你的工作中休息一下。

如果你想保持条理,让你的同事了解情况,关键是让信息尽可能易于阅读.如果你不知道如何写一封有效而简单的“不在办公室”的邮件,这篇文章就是为你准备的。

什么是“不在办公室”的专业回复邮件?

一个专业的不在办公室的回复,也被称为“OOO”,是指在你度假时用来回答问题的电子邮件信息。这信息可以告诉别人你的理由并提供进一步的信息来帮助他们。

当你不在办公室的时候,让你的同事知道是很重要的。你不想让他们认为你忘记了他们,或者你太忙了,没有时间回答他们的问题。

如何写一封好的“不在办公室”的邮件?

不在办公室的邮件示例

写一封完美的“不在办公室”的邮件是很简单的事。

你想要表现得友好,但又不能太过友好。你要表现得专业,但又不能太专业。你想给你的老板一个提醒对你的缺席不做出完全的反应,也不让他们知道你在做什么。

幸运的是,下面有一些写“不在办公室”留言的小技巧,既能让你的老板高兴,又不会让其他人好奇你到底在做什么。

那么,你应该在不在办公室的邮件中写些什么呢?下面是写一封简单的“不在办公室”邮件的一些建议:

  1. 保持专业和尊重。当你写“不在办公室”的信息时,要确保你是专业和尊重的。如果你花时间写一封体贴的邮件,承认他们的担忧,不让他们觉得自己被忽视了,你的同事会很感激的。
  2. 保持简短。一个好的经验法则是把信控制在200字以内。如果超过这个数(这是不可取的),考虑把它分成多个电子邮件或信息——只要确保每一个至少100字。
  3. 标题要清晰易读。你的第一印象应该是积极的-所以选择一些让人们想打开你不在办公室的邮件回复的东西。
  4. 是及时的。在大多数情况下,当人们需要从同事那里得到一些东西时,他们会寻找简单的不在办公室的信息,所以确保你的信息在他们需要之前发送出去。在你的手机上设置一个提醒功能,这样每当有同事的新请求或问题时,他们就能马上看到,而不必执迷地查看他们的电子邮件或日历(他们无论如何都会这么做)。
  5. 包括细节。确保你不在办公室的邮件包含足够的信息,这样你的同事就知道如果他们有任何问题或顾虑可以联系谁。你应该说明你什么时候有空以及离职的原因。
  6. 在消息体中标记相关人员(并将他们添加到联系人列表中)。你不需要在你的邮件列表中标记每个人,只要标记那些可能因为你的缺席或繁忙日程而受到影响的人就可以了。不要忘记重要的团队成员,如经理或人力资源专业人员。

什么是好的不在办公室的信息?

它包含了上面描述的所有技巧。让我们来看一些不在办公室的消息示例。

不在办公室的电子邮件例子#1

(个人问候)

谢谢你的留言。由于[你的原因],我现在不在办公室[上班日期]。所以,我不能马上处理您的留言。

但是,如果你需要立即回复,请通过[他们的电子邮件地址或电话号码]联系[同事姓名和职位]。如果没有,我一回来就给你回复。

再次感谢,对造成的不便我深表歉意。

[您的个人结案陈词及签名]

不在办公室的电子邮件例子#2

(个人问候)

由于[你的原因]我将离开办公室直到[返回日期],我不能处理你的邮件。

如果你有急事,请通过[他们的电子邮箱或电话号码]联系[同事姓名和职位]。

谢谢你的理解。

[您的个人结案陈词及签名]

结论

不在办公室的信息有助于向人们解释你不在工作的时间,并为他们提供进一步的帮助。

安娜Verasai
Anna Versai是《人力资源文摘》的团队撰稿人;万博电脑网页版登陆她的主题涉及招聘、职场文化、面试技巧、员工福利、人力资源新闻和人力资源的领导。她还为techize撰稿,提供她对未来技术、产品评论和最新应用程序和软件的看法。

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